Ik in Balans hecht veel waarde aan jouw privacy. Dit beleid legt uit hoe wij omgaan met persoonlijke en medische gegevens, in lijn met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en het beroepsgeheim van erkende diëtisten.
1. Wie zijn wij?
Ik in Balans is een groeipraktijk gevestigd in België, geleid door Gwen Vermeir (erkende diëtiste) en Roel De Frene (coach). Wettelijk uitgebaat door RITS BV.
- Maatschappelijke zetel: RITS BV, Mgr. Meulemanstraat 36, 9520 Sint-Lievens-Houtem
- Ondernemingsnummer: BE 0809.817.663
- Verantwoordelijke voor de verwerking: Gwen Vermeir
- E-mail: gwen@ikinbalans.be
- Telefoon: 0496 / 68 58 57
2. Welke gegevens verzamelen we?
2.1 Persoonsgegevens
- Voor- en achternaam
- Geboortedatum, geslacht
- Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, adres)
- Profielfoto (indien je deze uploadt)
2.2 Medische en gevoelige gegevens
Voor klanten in voedingsbegeleiding verwerken wij ook:
- Lengte, gewicht, lichaamsmetingen, BMI
- Aandoeningen, allergieën, intoleranties, medicatie
- Voedingsdagboek, weeg- en barometer-metingen
- Consultverslagen, voedingsadvies, doelen
Voor coachees verwerken we daarnaast: gespreks-thema's, intenties, reflecties, welzijns-metingen (stemming, energie, stress, slaap) en eventuele actiepunten.
2.3 Technische gegevens
- IP-adres en browsergegevens (alleen voor beveiliging en correcte werking)
- Inlog-sessies (om je portaal toegankelijk te maken)
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
- Begeleiding op maat — om jou correct medisch en coaching-advies te geven
- Afsprakenbeheer — om consultaties te plannen, bevestigen en op te volgen
- Communicatie — om je via berichten of e-mail relevante info te bezorgen
- Wettelijke verplichtingen — bewaarplicht van medische dossiers
4. Rechtsgrond
De verwerking gebeurt op basis van:
- Jouw uitdrukkelijke toestemming bij intake
- De uitvoering van een dienst (begeleidingscontract)
- Een wettelijke verplichting (medisch dossier bewaren)
5. Hoe beveiligen we jouw gegevens?
- Versleuteling at-rest — alle medische en gevoelige gegevens zijn versleuteld in onze databank
- HTTPS/TLS — alle verbindingen met onze servers zijn versleuteld
- Toegangsbeperking — alleen Gwen (en Roel voor coachees) hebben toegang tot jouw dossier
- Beveiligde hosting — onze servers staan in een EU-datacenter
- Geen verkoop of doorverkoop aan derden, ooit
6. Met wie delen we gegevens?
Wij delen jouw gegevens alleen wanneer dat strikt noodzakelijk is:
- Met jouw huisarts of behandelend specialist, enkel mits jouw expliciete toestemming
- Met je mutualiteit voor terugbetaling van consultaties (factuurgegevens, geen medische details)
- Met onze IT-dienstverlener (hosting), onder strenge verwerkersovereenkomst
Wij gebruiken geen tracking-cookies, social-media-trackers of advertentienetwerken.
7. Bewaartermijn
- Medische dossiers: 30 jaar (wettelijke verplichting voor zorgverleners)
- Coaching-dossiers: 10 jaar of zolang je actief klant bent
- Boekhoudkundige gegevens: 7 jaar (fiscale verplichting)
- Contactformulier-berichten: 2 jaar na laatste contact
8. Jouw rechten
Je hebt altijd recht op:
- Inzage — opvragen welke gegevens we van jou bewaren
- Kopie — een digitale kopie van je volledige dossier (recht op kopie)
- Correctie — onjuiste gegevens laten aanpassen
- Vergetelheid — verwijdering van je gegevens (recht op vergetelheid)
- Beperking — vragen om de verwerking tijdelijk stop te zetten
- Overdraagbaarheid — je gegevens overgedragen krijgen naar een andere zorgverlener
- Bezwaar — bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen
- Toestemming intrekken — op elk moment, zonder gevolgen voor lopende behandeling
9. Cookies
Wij gebruiken alleen technisch noodzakelijke cookies (sessie-cookies om je login te onthouden). Geen advertentie-, tracking- of analytics-cookies. Zie ons cookiebeleid voor details.
10. Klachten
Heb je een klacht over hoe wij met jouw gegevens omgaan? Contacteer ons eerst rechtstreeks. Kom je er niet uit, dan kan je je richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
- Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
- www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
- contact@apd-gba.be — 02 274 48 00
11. Wijzigingen aan dit beleid
Wij kunnen dit beleid van tijd tot tijd aanpassen. Belangrijke wijzigingen worden via je portaal of e-mail gemeld.
Vragen?
Stuur gerust een berichtje via het contactformulier of mail naar gwen@ikinbalans.be.